DomusÁrajánlat után csend? Így kövesse nyomon kivitelezőként – e-mail sablonokkal
Kiment a helyszínre, felmérte, kiszámolta, elküldte az árajánlatot – és utána csend. A legtöbb kivitelező ilyenkor arra gondol, hogy a megrendelő mást választott, és elengedi. Pedig sokszor csak elfelejtett válaszolni, egy kérdése maradt, vagy még a párjával egyeztet. Egy rövid, udvarias utánkövetés ezekből a helyzetekből sokszor munkát csinál.
Miért nem válaszol a megrendelő?
- Több ajánlatot kért, és még nem jött meg mindegyik.
- Egyeztet a családdal, a bankkal, a tervezővel.
- Kérdése van, de nem akarja zavarni, vagy nem tudja, hogyan kérdezze meg.
- Drágának találja, és nem tudja, lehet-e alkudni vagy szűkíteni.
- Egyszerűen elfelejtette – sokszor ez a leggyakoribb.
Ezek közül csak egy jelenti azt, hogy elvesztette a munkát. A többinél egy jó időben jött üzenet döntő lehet.
Az időzítés
| Mikor | Mit |
|---|---|
| Az ajánlat elküldésekor | Rövid kísérőlevél: mi van benne, mikor tudna kezdeni |
| 3–5 nap után | Első utánkövetés: kérdés van-e |
| 10–14 nap után | Második: segítség felajánlása, kapacitás |
| 3–4 hét után | Lezáró üzenet, nyitva hagyott ajtóval |
Három e-mail sablon
1. Első utánkövetés (3–5 nap)
Tárgy: A fürdőszoba-felújítás ajánlatáról
„Kedves Edit! Múlt héten küldtem az árajánlatot a fürdőszoba-felújításra. Csak azért írok, hogy megkérdezzem, megérkezett-e, és van-e bármi kérdése vele kapcsolatban. Ha valamelyik tételt szeretné átbeszélni, szívesen felhívom. Üdvözlettel, Gábor”
2. Második (10–14 nap)
Tárgy: Segíthetek a döntésben?
„Kedves Edit! Tudom, hogy egy felújításnál sok mindent kell mérlegelni. Ha a keret miatt bizonytalan, megnézhetjük, melyik tételt lehet szakaszolni vagy egyszerűbb anyaggal megoldani. Tájékoztatásul: decemberre még egy szabad helyem van. Ha érdekli, írjon vagy hívjon.”
3. Lezáró (3–4 hét)
Tárgy: Lezárom az ajánlatot – de bármikor kereshet
„Kedves Edit! Mivel nem hallottam Önről, feltételezem, hogy most más megoldást választott, vagy a felújítás később lesz aktuális. Az ajánlatot lezárom, de ha később visszatérne rá, szívesen frissítem. Köszönöm, hogy megkeresett.”
A lezáró üzenet meglepően sokszor hoz választ, mert a megrendelő ilyenkor érzi úgy, hogy döntenie kell.
Mitől működik egy utánkövetés?
- Rövid. Három-négy mondat. Senki nem olvas el egy hosszú levelet egy árajánlatról.
- Segítő, nem sürgető. Kérdést kínál, nem nyomást.
- Konkrét. Megnevezi a munkát, és ha igaz, a kapacitást.
- Igaz. Csak akkor írja, hogy „egy szabad helye van”, ha tényleg így van.
Automatizálás: ha havonta sok ajánlatot küld, ezt fejben tartani nehéz. Egy e-mail automatizáció a beállított napokon elküldi az utánkövető leveleket az Ön nevében, és leáll, ha az ügyfél válaszol. A Domus rendszereiben ez az ajánlatkérő űrlappal és a CRM-mel együtt működik.
Az utánkövetés a folyamat vége – az eleje egy jó ajánlatkérő űrlap, amely már az első üzenetben bekéri a lényeget. Ha mindkettőt szeretné egy rendszerben, nézze meg az ügyfélszerző rendszer csomagot.
Gyakori kérdések
Mennyi idő után kövessem nyomon az ajánlatot?
Jellemzően 3–5 nap után az elsővel, és egy-két héttel később egy másodikkal. Ennél többször ritkán érdemes, a harmadik üzenet után zárja le udvariasan.
Nem lesz tolakodó, ha utánaírok?
Ha rövid, udvarias és segítőkész, nem. Sok megrendelő egyszerűen elfelejt válaszolni, vagy egy kérdése van, amit nem mert megkérdezni. Az utánkövetés sokszor éppen ezt oldja fel.
Automatizálhatom az utánkövetést?
Igen. Egy e-mail automatizáció a beállított napokon elküldi az üzeneteket, és leáll, ha az ügyfél válaszol. Így egyetlen ajánlat sem marad elfelejtve.